Sugestões de orientações básicas aos fiscais

Legenda

Orientação geral a todos os fiscais de contratos

Recomenda-se aos agentes fiscalizadores dos contratos, o seguinte:

➢ Estabelecer formas de controle e avaliação da execução dos serviços;

➢ Elaborar formulários específicos para facilitar as respectivas avaliações periódicas, verificando a qualidade do serviço e, se possível, a opinião dos usuários do serviço;

➢ Anotar toda e qualquer ocorrência durante a prestação dos serviços, determinando a regularização de eventuais faltas ou defeitos;

➢ Comunicar ao superior imediato situações cujas providências escapem de sua competência, propondo providências cabíveis;

➢ Manter registro de informações de todos os contratos sob sua gestão, verificando a vigência, necessidade de prorrogação ou de nova contratação, tomando as providências cabíveis que estiverem na esfera de sua atribuição (BRASIL, 2011, 2013).

Sugestão ao fiscal do contrato

a) Ler atenciosamente o Edital, Termo de Referência e Contrato;

b) Elaborar checklist no início da vigência contratual com todas as informações necessárias ao bom e fiel cumprimento de sua função; observar especialmente no que dispõem os artigos 54, 57, 58, 59, 60, 65 da Lei nº 8.666/93 e outros relativos à matéria contratual;

c) Observar as responsabilidades de contratante e contratada; o dia de início e o dia do fim da vigência do contrato;

d) Registrar toda e qualquer ocorrência relativa ao acompanhamento e fiscalização do contrato;

e) Manter um arquivo próprio para o fim exclusivo de acompanhamento da execução do Contrato em que possa guardar: cópia do Termo de Referência, cópia do contrato, proposta da contratada e edital completos, anexos e cópia do projeto básico, quando o caso. E, também, pasta de comunicações realizadas com o preposto (cartas, notificações, etc.), pasta de resposta de comunicações pelo preposto da contratada, pasta de comunicações internas;

f) Manter um livro próprio de registro para as anotações e checklist, providenciar a identificação na capa, da qual deverão constar obrigatoriamente: identificação do Contrato e o nome do órgão Contratante;

g) Anotar as irregularidades encontradas, as providências que adotou, os incidentes verificados e os resultados dessas medidas, na forma acima sugerida;

h) Em caso de dúvidas, solicitar assessoramento técnico necessário (BRASIL, 2011, 2013).

Quando se tratar de contratação de prestação de serviços com mão de obra de dedicação exclusiva, recomenda-se a elaboração pelo fiscal do contrato de planilha resumo no início da vigência contratual para auxiliá-lo na solicitação da documentação que deverá conferir.

Recomenda-se, ainda, a adoção da fiscalização das seguintes rotinas implementadas pela Contratada para evitar eventual responsabilidade civil e trabalhista.

O órgão responsável pela fiscalização dos corretos procedimentos trabalhistas adotados tanto pela prestadora quanto pela contratante é o Ministério do Trabalho e Emprego, que, através da Instrução Normativa nº 3, de 29.8.97 – DOU de 01.9.97, disciplinou, dentre outras, deverá caber ao Agente de Fiscalização do Trabalho observar, primordialmente, a seguinte documentação:

a) O contrato social das empresas, quando for o caso, para se auferir quais as suas atividades-fim e meio;

b) O contrato da prestação de serviços para que se possa analisar a compatibilidade entre o objeto e as atividades desempenhadas pelo trabalhador;

c) O registro de empregado, o qual deve permanecer no local de prestação dos serviços, para exame do contrato de trabalho e identificação do cargo para o qual o trabalhador foi contratado, ressalvada a utilização, por parte do trabalhador, de identificação, tipo crachá, contendo nome completo, função, data de admissão e o número do PIS/PASEP, hipótese em que o agente de fiscalização fará a verificação do registro na sede da empresa prestadora, caso a localização desta seja no mesmo município onde está sendo realizada a ação fiscal;

d) O horário de trabalho, cujo controle deve ser feito no local da prestação de serviços, salvo no caso de trabalhadores externos, cujo controle deve ser feito através de papeletas (planilha externa), mantendo-se o controle na sede da prestadora de serviços (BRASIL, 2011, 2013)

Essa documentação relacionada não tem caráter exaustivo, uma vez que o Agente de Fiscalização pode, ainda, solicitar outros a fim de aferir o correto procedimento adotado tanto pela prestadora quanto pela tomadora (CLT, art. 630, §§ 3º e 4º). Dessa forma, tendo em vista não estar obrigada por lei a prestadora de serviços a comprovar perante a tomadora a regularidade dos procedimentos trabalhistas adotados, a solução é a previsão contratual obrigando a contratada (prestadora) a fornecer a documentação que a Administração entende necessária para essa verificação (BRASIL, 2011, 2013).

Assim, tendo sido realizada a mencionada pactuação, o responsável pela fiscalização da perfeita execução do contrato terá subsídios jurídicos para exigir a apresentação periódica, por parte da prestadora, da seguinte documentação:

a) Cópia do contrato de trabalho e do regulamento interno da empresa, se houver, bem como do acordo ou da convenção coletiva de trabalho, ou ainda, do acórdão normativo proferido pela Justiça do Trabalho, se for o caso, relativos à categoria profissional a que pertence o trabalhador, para que se possa verificar o cumprimento das respectivas cláusulas;

b) Registro de empregado e cópia das páginas da carteira de trabalho e Previdência Social, atestando a contratação;

c) Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), comprovando a realização dos exames médicos (admissional e periódicos e, se for o caso, de retorno ao trabalho e de mudança de função);

d) Comprovante de cadastramento do trabalhador no regime do PIS/PASEP;

e) Cartão, ficha ou livro de ponto assinado pelo empregado em que constem as horas trabalhadas, normais e extraordinárias, se for o caso;

f) Recibo de concessão do aviso de férias (30 dias antes do respectivo gozo);

g) Recibo de pagamento, atestando o recebimento de salários mensais e adicionais, férias + 1/3 e 13º salário (1ª e 2ª parcelas), quando da época própria, além de salário-família, caso devido, assinado pelo empregado, ou, conforme o artigo 464 da CLT, acompanhado de comprovante de depósito bancário na conta do trabalhador;

h) Comprovantes de opção e fornecimento do vale transporte, quando for o caso;

i) Comprovantes de recolhimento de contribuição sindical e outras devidas aos sindicatos, se for o caso, na época própria;

j) Comprovante de entrega da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) e de que o trabalhador dela fez parte, quando for o caso;

k) Documento que ateste o recebimento de equipamentos de proteção individual ou coletiva, se o serviço assim o exigir;

l) Comprovantes que atestem o correto depósito do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço em conta vinculada aberta para esse fim;

m) Outros de que a norma coletiva da categoria, o regulamento interno da empresa ou o próprio contrato de trabalho exigirem o cumprimento (BRASIL, 2011, 2013).

No caso de trabalhadores vigilantes (serviço de vigilância), além dos documentos acima, no que couber, devem ser exigidos também (Portaria Interministerial do Ministério do Trabalho e Emprego (MET) e do Ministério da Justiça (MJ), nº 12, de 21. 2. 2001 (DOU de 23.2.2001)):

a) Comprovação da anotação realizada na Carteira Nacional de Vigilante;

b) Comprovação da aprovação em curso de formação de vigilância;

c) Comprovação de registro na Polícia Federal, autorizando o exercício da profissão;

d) Em caso de porte de arma, autorização da Secretaria de Segurança Pública (BRASIL, 2011, 2013).

Havendo, eventualmente, a rescisão do contrato de trabalho de um trabalhador e substituição por outro, convém constar ainda a obrigatoriedade de apresentação por parte da empresa contratada, em relação ao empregado cujo contrato se extinguiu, os seguintes documentos:

a) Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho, devidamente homologado, quando o trabalhador tiver mais de um ano prestando serviços na empresa;

b) Documento que comprove a concessão de aviso prévio, trabalhado ou indenizado, seja por parte da empresa, seja por parte do trabalhador;

c) Recibo de entrega da Comunicação de Dispensa (CD) e do Requerimento de Seguro Desemprego, nas hipóteses em que o trabalhador possa requerer o respectivo benefício (dispensa sem justa causa, por exemplo);

d) Cópia da Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e da Contribuição Social (GRFC), em que conste o recolhimento do FGTS nos casos em que o trabalhador foi dispensado sem justa causa ou em caso de extinção de contrato por prazo determinado;

e) Cópia do Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), comprovando a realização do exame médico demissional (BRASIL, 2011, 2013).

Com essa documentação sendo periodicamente apresentada, apesar das dificuldades que possam se afigurar para a sua efetivação, terá o administrador segurança e tranquilidade no tocante a eventuais problemas que poderiam ocorrer ante a não observância pela empresa contratada das normas de proteção ao trabalhador.

Sugere-se a adoção do modelo em anexo de planilha a ser preenchida pelo órgão gerenciador no início do contrato contendo o rol de documentos trabalhistas e previdenciários a serem conferidos e o momento de sua solicitação.

Em não havendo estrutura mínima e suficiente para atender ao procedimento de todas as rotinas sugeridas acima, pode-se optar por fazer uma rotina mais enxuta; entretanto, como já descrito acima, não se afasta nestes casos a responsabilidade subsidiária da Administração pelo que não foi fiscalizado (BRASIL, 2011, 2013).